Die Grünen

Zimbra Umstellungs FAQ.

Wichtige Fragen und Antworten zur Groupware Umstellung

🎥 Aufzeichnung Online-Präsentation

Die Aufzeichnung der Präsentation steht dir ab sofort hier zur Verfügung.

Die wichtigsten Anleitungen für den Start (PDF)

Wichtiger Hinweis: Bitte beginne unbedingt mit der Anleitung zum ersten Login im Webclient. Dort wirst du direkt im System automatisch durch die Einrichtung deines Smartphones geführt. Weitere Anleitungen für spezifische Funktionen (z. B. Desktop-Programme einrichten, Konferenzen) findest du weiter unten direkt in den passenden FAQ-Bereichen.

⚠️ Für die gesamte Einrichtung gelten ab sofort folgende Regeln:
  • E-Mail Account: Verwende für alles nur noch deine Haupt-Adresse mit @gruene.at (bitte keine Subdomains wie z. B. @wien.gruene.at eingeben!).
  • Server-Einstellung: Der neue Server lautet immer icewarp.gruene.at. Die bisherige Adresse (groupware.gruene.at) funktioniert nicht mehr.

Erste Schritte & Sicherheit

Smartphone & Tablet Setup

1. Zeitplan & Erreichbarkeit

Wie logge ich mich bei IceWarp ein?

Der Login in das neue IceWarp-System ist ab Montag, 07.09.2026, ab 07:30 Uhr freigeschaltet. Bitte davor nicht einloggen!

Wann findet die Umstellung von Zimbra auf IceWarp statt?

Die Umstellung erfolgt im Zeitraum vom Freitag, 04.09.2026 bis Sonntag, 06.09.2026. Am Freitag, 04.09.2026, um genau 16:00 Uhr wird Zimbra abgeschaltet.

Muss ich während der Umstellung mit Ausfallzeiten rechnen?

Ja. Ab Freitag, 04.09.2026, 16:00 Uhr bis Montag, 07.09.2026, 07:30 Uhr ist der Zugriff unterbrochen. In Mailprogrammen und Apps kann es während dieses Zeitfensters zu Fehlermeldungen kommen.

Was passiert mit eingehenden E-Mails während der Umstellung?

Eingehende E-Mails gehen nicht verloren. Sie werden während des gesamten Umstellungszeitraums zuverlässig von den Servern entgegengenommen und nach Abschluss der Umstellung in dein neues IceWarp-Postfach zugestellt.

Gelingt der Zugriff auf meine alten E-Mails in Zimbra während der Migration?

Nein. Zimbra wird am Freitag, 04.09.2026, ab 16:00 Uhr komplett abgedreht und steht für Logins nicht mehr zur Verfügung.

Bis wann muss ich mich bei IceWarp anmelden?

Wichtig ist dass du dich einmalig innerhalb von 30 Tagen, also bis zum 07.10.2027, anmeldest, damit dein Zimbra Passwort permanent zu IceWarp übernommen wird. Machst du das nicht musst du dich beim Helpdesk melden und wir dir manuell ein neues Passwort setzen, bitte erspare dir und uns diesen zusätzlichen Aufwand.

Warum ist der Webclient auf Englisch und wie kann ich die Sprache auf Deutsch ändern?

Aus technischen Gründen, müssen wir die Systemsprache vorerst noch auf Englisch belassen, bis sich noch mehr User:innen erstmalig bei icewarp.gruene.at angemeldet haben. Erst dann kann die Grüne-IT die Authentifizierung und Sprache im Hintergrund umstellen.

Sobald die IT den Login im Hintergrund umgestellt hat, stellen wir die Sprache auf global und für alle User:innen auf Deutsch um. Du musst also nichts weiter machen, außer dich noch etwas gedulden bis sich noch weitere User:innen erstmalig eingeloggt haben.

Gibt es eine Nutzungsrichtlinie zur Verwendung von IceWarp?

Ja, es gibt eine Nutzungsrichtlinie, der per Mail an alle User:innen verschickt wurde. Die Einhaltung dieser ist verpflichtend.

Bei Fragen zur Nutzungsrichtlinie, kontaktiere deinen Helpdesk.

2. Adressen und Anmeldung

Unter welcher Adresse erreiche ich IceWarp?

Der Zugang im Webbrowser erfolgt zukünftig ausschließlich über icewarp.gruene.at. Die bisherige Adresse groupware.gruene.at wird deaktiviert.

Welche Zugangsdaten benötige ich für die Anmeldung? Wie ist mein neues Passwort?

Verwende für den Login deine vollständige E-Mail-Adresse (z. B. vorname.nachname@gruene.at) und dein bisheriges Zimbra-Passwort. Du benötigst kein neues Passwort.

Wichtig: Falls du dein Passwort nicht mehr weißt oder ändern möchtest, melde dich bitte bei deinem zuständigen Helpdesk. Sobald die Umstellungsphase abgeschlossen ist, können User:innen auch eigenständig ihre Passwörter ändern.

Wie lang hab ich Zeit mich das erste Mail bei IceWarp einzuloggen?

Bitte melde dich bis spätestens 07.10.2026 zum ersten Mal unter icewarp.gruene.at an. Wenn die 30-Tage-Frist verstreicht, verfällt der temporäre Zugang. Du müsstest dich dann an deinen zuständigen Helpdesk wenden, damit wir dir ein neues Passwort erstellen. Melde dich am besten direkt kurz an – so sparst du dir und dem Helpdesk den Extra-Schritt und dein Account ist sofort einsatzbereit!

Kann ich IceWarp über den Browser nutzen oder brauche ich eine spezielle Software?

IceWarp kann direkt über jeden modernen Desktopbrowser unter icewarp.gruene.at genutzt werden. Auf Smartphones wird empfohlen, Apps von IceWarp zu verwenden, da nur so alle Funktionen (Konferenzen, Chat) zur Verfügung stehen. Eine Installation von Programmen ist nicht zwingend notwendig. Optional können weiterhin Desktop-Clients (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) verwendet werden.

3. Datenübernahme & Freigaben

Welche Daten werden automatisch von Zimbra zu IceWarp übertragen?
  • E-Mails, Kalender & Kontakte: Werden automatisch und vollständig in dein neues Postfach übertragen.
  • E-Mail-Signaturen: Werden ebenfalls automatisch in IceWarp kopiert.
  • Filterregeln & Weiterleitungen: Bestehende Filterregeln und genau eine hinterlegte Weiterleitungsadresse werden übernommen.
  • Aktentasche: Wird bereits am 27.08. nach IceWarp kopiert. Deshalb ist das Briefcase ab 27.08.2026 deaktiviert und kann auch nicht mehr in Zimbra verwendet werden.
Werden aktive Abwesenheitsnotizen (Out of Office) mitgenommen?

Ja, aktive Abwesenheitsnotizen werden in das neue System übernommen.

Werden Kategorien & Farb-Tags von E-Mails aus Zimbra in das neue System übertragen?

Ja, die in Zimbra direkt hinterlegten farblichen Markierungen werden übernommen. Sollten lokale Mail-Clients (wie Outlook oder Thunderbird) diese in der Vergangenheit nicht richtig mit Zimbra synchronisiert haben, können sie eventuell fehlen.

Werden meine persönlichen Blocklisten oder Whitelists (Spam-Filter, erlaubte/gesperrte Absender) übernommen?

Nein, persönliche Blacklists und Whitelists werden leider nicht übernommen und müssen im neuen System bei Bedarf neu angelegt werden.

Was passiert mit freigegebenen E-Mails-Ordnern?

Bitte nicht mehr benötigte Freigaben vorab löschen. Falls nach dem Umstieg geteilter Zugriff nötig ist, müssen die Ordnerfreigaben in IceWarp neu eingerichtet werden.

Was muss ich nach dem ersten Login manuell neu einrichten?
  • Gemeinsame Ordner- und Kalenderfreigaben müssen neu gesetzt werden.
  • Die Kontoeinrichtung in deinen lokalen Mailprogrammen (Outlook, Thunderbird, Mail-Apps) mit den neuen Serverdaten. Anleitungen dafür werden bereitgestellt und befinden sich auch automatisch in deinem Cloud-Ordner in IceWarp.
Was passiert mit der Nextcloud?
  • Noch in Q4 wird auch die Grüne-Cloud (Nextcloud) zu IceWarp übersiedelt, sodass ab 2027 nur mehr ein zentrales System für Mails, Kalender und Cloudspeicher angeboten wird.
  • Genauere Infos dazu kommen noch. Bis zum Umstellungsdatum wird die Nextcloud parallel betrieben und kann weiter verwendet werden.
  • Einzige Einschränkung: Da im Hintergrund schon Anpassungen stattgefunden haben, sind Freigaben über Gruppen in der Nextcloud nicht mehr möglich. Freigaben an einzelne User:innen sind aber weiterhin möglich.

4. Desktop-Clients (Outlook, Thunderbird, Apple Mail)

Bitte beachten: Am Computer (Desktop) ist die Nutzung direkt im Browser (Webclient) die empfohlene Art der Verwendung von IceWarp. Dein Account kann optional auch in lokalen Clients verbunden werden. Offiziell unterstützt werden hierfür Outlook, macOS Mail, eM Client und Thunderbird.

Kann ich meine bisherigen E-Mail-Programme weiter nutzen?

Ja. Die Programme müssen jedoch mit den neuen IceWarp-Servereinstellungen eingerichtet werden. Die alten Verbindungen zu Zimbra funktionieren ab dem 04.09.2026 nicht mehr.

Hier findest du die entsprechenden Schritt-für-Schritt Anleitungen:

Wie lauten die neuen Servereinstellungen?

E-Mail (Empfang & Versand)

  • Posteingangsserver (IMAP): Server: icewarp.gruene.at | Port: 993 | Verschlüsselung: SSL/TLS | Benutzername: vollständige Mailadresse
  • Postausgangsserver (SMTP): Server: icewarp.gruene.at | Port: 465 (oder 587) | Verschlüsselung: SSL/TLS (oder STARTTLS) | Authentifizierung: Erforderlich (gleiche Zugangsdaten wie Posteingang)

Weitere Protokolle (Kalender, Kontakte & Dateien)

  • EAS (Exchange ActiveSync), CalDAV, WebDAV: Server: icewarp.gruene.at | Port: keiner benötigt | Verschlüsselung: SSL/TLS | Authentifizierung: Erforderlich (dein Icewarp Passwort)
Unterstützt IceWarp auf Desktop-Computern Exchange ActiveSync (EAS)?

Nein. Exchange ActiveSync wird auf Desktop-Betriebssystemen (Windows & macOS) für IceWarp nicht unterstützt.

  • Windows: Für Outlook bitte entweder IMAP/SMTP oder das Plugin „IceWarp Outlook Sync" https://www.icewarp.de/apps/outlook-sync/ (für Mails, Kalender, Kontakte & Aufgaben) nutzen. Falls dein Windows Client (z.B Thunderbird) CalDAV unterstützt, kannst du das auch zur Kalendersynchronisation verwenden.
  • macOS: Für Apple Mail bitte IMAP/SMTP nutzen, für Kalender CalDAV und für Kontakte CardDAV.

5. Mobilgeräte & App-Synchronisation

Welche Möglichkeiten gibt es, IceWarp auf Smartphones (iOS / Android) zu nutzen?
  • Native Smartphone-Synchronisation (EAS): Exchange ActiveSync wird auf Mobilgeräten (iOS & Android) voll unterstützt und bindet Mails, Kalender und Kontakte direkt in die Standard-Apps des Handys ein.
Ich rufe meine E-Mail mit einem Smartphone ab. Wie kann ich die Mails im neuen System abrufen? Wie richte ich die native Synchronisation am Smartphone ein (EAS)?

Wichtig ist, dass du den alten Zimbra Account aus deinem Telefon entfernst und lokale Daten löschst, bevor du den neuen IceWarp-Account einrichtest. Die Zugangsdaten sind die gleichen wie bisher, also deine E-Mail-Adresse und dein Passwort.

  • iOS (iPhone/iPad): Einstellungen > Apps > Mail > Mail-Accounts > Account hinzufügen > Microsoft Exchange auswählen. E-Mail eingeben, „Manuell konfigurieren" wählen, Server icewarp.gruene.at eintragen, Port leer lassen, SSL aktivieren.
  • Android: Einstellungen > Konten und Sicherung > Konten verwalten > Konto hinzufügen > Exchange / Geschäftlich wählen. E-Mail und Passwort eingeben (Server: icewarp.gruene.at, Port leer/Standard, SSL aktiv).
Kann ich mein Postfach auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen?

Ja, die parallele Nutzung über WebClient, Desktop-Programme und mehrere mobile Geräte (Smartphone, Tablet) ist uneingeschränkt möglich.

Wie verbinde ich meinen Kalender mit meinem Smartphone?

Um deinen IceWarp Kalender mit deinem Smartphone zu synchronisieren, logge dich in deinem Smartphone mit deinem Account über AES (ActiveExchange Sync) ein. Wie das Schritt für Schritt gemacht wird, steht in der verlinkten Anleitung und ist Teil der Smartphone Anleitung.

Wie greife ich am Smartphone auf Dateien und Dokumente zu?
  • iOS: In der vorinstallierten App „Dateien" unter den Speicherorten einfach „IceWarp" aktivieren.
  • Android: In der IceWarp App unten über das 9-Punkte-Menü den Bereich „Dateien" auswählen.

6. Sicherheit & 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Ist die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) verpflichtend?

Nein, 2FA ist nicht verpflichtend, wird jedoch ausdrücklich empfohlen, um dein Konto bestmöglich vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Wie richte ich 2FA in IceWarp ein?
  1. Melde dich im WebClient (icewarp.gruene.at) an und klicke oben rechts auf dein Profilbild.
  2. Klicke unter dem Menüpunkt „Sicherheit" bei „2-stufige Authentifizierung" auf „Einstellen".
  3. Du kannst die Einrichtung mit der offiziellen IceWarp Authenticator App durchführen oder jede bereits vorhandene Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, FreeOTP) nutzen.

7. Arbeiten in IceWarp (WebClient-Funktionen)

Gibt es allgemeine Anleitungen für die Funktionen im WebClient?

Ja, für die Arbeit direkt im Browser (WebClient) gibt es hilfreiche Übersichten und Anleitungen:

Wie erstelle, bearbeite und teile ich Dokumente in der IceWarp Cloud?

Im WebClient oben links auf „+ Neu" klicken und „Dokument", „Tabellenkalkulation" oder „Präsentation" auswählen. Dokumente können direkt im WebClient bearbeitet und gespeichert werden.

Über das blaue Ordnersymbol („Dateien") können Dokumente oder ganze Ordner über das Teilen-Symbol für andere Grüne, GBW und Verde Mail-Adressen (Lesen/Schreiben) oder externe Kontakte (mit Passwortschutz und Ablaufdatum) freigegeben werden. Ordnerfreigabe an Externe Adressen kommt demnächst.

Wie starte oder plane ich Konferenzen (Video-Meetings)?

Klicke links oben auf das Kamera-Icon. Wähle „Jetzt meeten" für eine Ad-hoc-Konferenz oder „Ein Meeting planen" für geplante Termine im Kalender. Du kannst auch externe Teilnehmer:innen einladen, Moderationsrechte vergeben und Meetings automatisch aufzeichnen lassen.

Was sind „Smart Attaches" beim Mailversand?

Beim Verfassen von E-Mails können sehr große Dateien als „Smart Attach" angehängt werden. Die Datei wird dabei als sicherer Download-Link inklusive Ablaufdatum und Passwortschutz versendet, wodurch das Empfänger-Postfach nicht überlastet wird.

8. Schulungen

Gibt es Schulungen für IceWarp?

Ja. Es werden praxisnahe Schulungen in Zusammenarbeit mit FREDA angeboten. Jede Schulung dauert ca. 1,5 Stunden.

Die Termine und Themen im Überblick:

📚 Alle Anleitungen auf einen Blick

Erste Schritte & WebClient

Smartphones & Tablets

Desktop Mailprogramme

Nutzungsrichtlinie

Bitte beachte die offizielle Nutzungsrichtlinie zur Verwendung der neuen IceWarp Groupware, deren Einhaltung für alle User:innen verpflichtend ist.

Support & Helpdesk

Bei Fragen oder technischen Problemen steht dir der Helpdesk deines Bundeslands bzw. Organisationsteils gerne zur Verfügung:

Bundesland / Organisation E-Mail-Adresse Helpdesk
Burgenland helpdesk.bgld@gruene.at
Kärnten helpdesk.ktn@gruene.at
Niederösterreich helpdesk.noe@gruene.at
Oberösterreich helpdesk.ooe@gruene.at
Salzburg helpdesk.sbg@gruene.at
Steiermark helpdesk.stmk@gruene.at
Tirol helpdesk.tirol@gruene.at
Vorarlberg helpdesk.vlbg@gruene.at
Wien helpdesk.wien@gruene.at
Parlamentsklub it.parlamentsklub@gruene.at
Bund, GBW, Verde helpdesk@gruene.at

Fernzugriff (Remote Support)

Bitte lade dieses Programm nur herunter, wenn du vom Support-Team (Helpdesk) dazu aufgefordert wirst. Es ermöglicht unserem Team, sich nach deiner Freigabe temporär mit deinem Computer zu verbinden, um dir bei der Einrichtung zu helfen.

Wichtig: Nach der Installation musst du dem Programm die entsprechenden Berechtigungen (z.B. Bildschirmaufnahme, Bedienungshilfen) in den Einstellungen deines Betriebssystems erteilen, damit der Fernzugriff funktioniert.